Cobrar un gasto al inquilino
Para qué sirve esta guía
Si tenés un gasto puntual (reparación, multa, expensa extra, etc.) y querés que entre en el monto que le cobrás al inquilino en un mes determinado, y que lo vea en su portal, seguí estos pasos.
Si el gasto se repite todos los meses (agua, luz, expensas), conviene usar Servicios en lugar de cargar un gasto manual cada vez: consultá Cobrar un servicio al inquilino.
Antes de empezar
- La propiedad debe tener un contrato activo.
- Tené claro el monto y el mes al que querés sumarlo.
Paso a paso
1. Entrá a Gastos
En el menú lateral, hacé clic en Gastos.
2. Creá el gasto
Hacé clic en + Nuevo gasto.
3. Completá los datos principales
- Monto y Moneda (ARS o USD). El gasto puntual usa esa moneda al sumarse al cobro (no la del contrato).
- Fecha de alta del gasto.
- Propiedad del contrato.
- Categoría (por ejemplo Mantenimiento, Agua, Expensas u Otros).
- Detalle: una descripción clara para que vos y el inquilino entiendan de qué se trata.
Si la propiedad tiene contrato activo, el gasto queda vinculado a ese contrato automáticamente.
4. Indicá quién debe y quién cobra
En Deudor, elegí Inquilino (es quien debe pagar ese gasto).
En Acreedor, elegí quién recibe o quién adelantó el dinero:
- Administrador, si vos pagaste y el inquilino te lo reintegra.
- Propietario, si el propietario pagó y el inquilino se lo debe al propietario.
Estos datos ayudan a que el gasto quede bien reflejado en liquidaciones y reportes.
5. Vinculá el gasto al mes del cobro
Activá el switch Vincular gasto a un pago de alquiler específico.
En el selector Próximos pagos de alquiler para este contrato, elegí el mes al que querés sumar este gasto.
Sin este paso, el gasto queda registrado pero no entra en el total de ese mes en Cobros pendientes.
6. Guardá el gasto
Hacé clic en Guardar (o el botón de confirmación del formulario).
7. Revisá en Cobros pendientes
Andá a Cobros pendientes, elegí el contrato y abrí el mes que elegiste en el paso anterior.
El importe del gasto debería sumarse al total del mes, en la moneda que elegiste (en la columna de extras o en el desglose del cobro). Si el alquiler es en USD y el gasto en ARS (o al revés), vas a ver ambos saldos; no se suman entre monedas.
Al cobrar, podés pagar cada moneda por separado. El mes queda pagado solo cuando no queda saldo en ninguna. Más detalle: Cobros pendientes y Registrar un cobro.
8. Compartí el portal con el inquilino
Desde Portales de inquilinos, copiá el link del inquilino y enviáselo.
En Próximo cobro va a ver el total actualizado. En Detalle de servicios puede ver el desglose de conceptos del período (por ejemplo agua, gas, expensas o impuestos municipales), cuando el gasto está vinculado al cobro y la categoría corresponde.
Más información: Portal del inquilino.
Estado del gasto: Pendiente o Pagado
- Pendiente: el gasto está cargado y el inquilino lo debe en su cobro. Sirve cuando todavía no registraste que vos o el propietario pagaron la factura.
- Pagado: usalo cuando ya salió el dinero de tu cuenta o de la del propietario. Además podés cargar método de pago y cuenta.
Para que el inquilino vea el cargo en su cobro, lo importante es vincular el gasto al mes (paso 5). El estado Pendiente o Pagado no impide que sume al cobro del inquilino.
En Liquidaciones al propietario, los gastos en estado Pendiente no impactan igual que los Pagados. Si te interesa eso, consultá la guía principal de Gastos.
¿Gasto puntual o servicio recurrente?
| Situación | Dónde cargarlo |
|---|---|
| Reparación, multa, expensa extra de un mes | Gastos (esta guía) |
| Agua, luz, expensas que se repiten | Servicios → Cobrar un servicio al inquilino |
Si no aparece en el cobro del inquilino
Revisá estos puntos:
- No activaste Vincular gasto a un pago de alquiler específico, o no elegiste el mes correcto.
- La propiedad no tiene un contrato activo.
- En Deudor no pusiste Inquilino.
- Estás mirando otro mes en Cobros pendientes (no el que elegiste al vincular).
Guía completa de Gastos
Para filtros, importación CSV, división entre propiedades y el resto de opciones, consultá la guía principal de Gastos.